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Einholung physischer Einverständniserklärungen durch Validato

Sichere Datenerhebung bei besonderen Anforderungen

Validato holt für deutsche Unternehmen physische Einverständniserklärungen direkt ein, wenn bestimmte Informationen aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nur mit einer handschriftlichen Zustimmung der geprüften Person zugänglich sind.

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Warum physische Einverständniserklärungen wichtig sind

In Deutschland ist dies insbesondere für Strafregisterauszüge und Betreibungsregisterauszüge notwendig, da diese Informationen nicht ohne handschriftliche Zustimmung bezogen werden können. Validato übernimmt den gesamten Prozess – von der Bereitstellung der Formulare über die Einholung der Unterschriften bis hin zur sicheren Archivierung. Dadurch wird sichergestellt, dass die benötigten Daten rechtssicher und DSGVO-konform eingeholt werden und sofort für die weiteren Screeningprozesse bereitstehen.

Methoden & Best Practices zur Einholung physischer Einverständniserklärungen

So arbeitet Validato für Ihre Sicherheit

  • Rechtskonforme Formulare

    Erstellung und Bereitstellung länderspezifischer Einverständniserklärungen in der jeweils notwendigen Form.

  • Direkte Einholung der Unterschriften

    Organisation und Durchführung des gesamten Prozesses zur handschriftlichen Unterzeichnung, inklusive Versand und Rücklaufkontrolle.

  • Sichere Archivierung

    DSGVO-konforme Aufbewahrung der Originaldokumente sowie digitaler Kopien für Audit- und Nachweispflichten.

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Kernempfehlungen (Best Practice)

  • Daten aus deutschen Behördenregistern

    Strafregister- und Betreibungsregisterauszüge können ohne Originalunterschrift nicht bezogen werden.

  • Internationale Quellen mit hohen Compliance-Anforderungen

    Länder, in denen elektronische Signaturen nicht anerkannt sind.

  • Spezielle Branchen- und Sicherheitsprüfungen

    Besonders bei sicherheitsrelevanten Positionen oder branchenspezifischen Dokumentationen.

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Ihre Vorteile mit Validato

Mit der Einholung physischer Einverständniserklärungen übernimmt Validato den gesamten Prozess vollständig und rechtssicher. Unternehmen profitieren von klar strukturierten und gesetzeskonformen Abläufen, einer vollständigen Abwicklung von der Unterschrift bis zur Archivierung und einer nahtlosen Integration in bestehende Screening- und Compliance-Prozesse. Dadurch sparen Sie Zeit, reduzieren rechtliche Risiken und stellen sicher, dass selbst besonders sensible Informationen regelkonform in Ihre Prüfprozesse eingebunden werden können.