Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die sich in Bezug auf Validierungen durch Validato AG ergeben können.
Die Validato AG ist ein auf die Validierung von zukünftigen und aktuellen Mitarbeitenden spezialisiertes Schweizer Unternehmen. Je nach Auftrag des zukünftigen bzw. aktuellen Arbeitgebers überprüft die Validato AG gewisse Aspekte (z.B. finanzielle Integrität, potentielle Interessenkonflikte) und verifiziert bei zukünftigen Mitarbeitenden gemachte Angaben (z.B. Berufserfahrung, Ausbildung).
Hierfür gibt es verschiedene Gründe. Eine Validierung der gemachten Angaben stärkt die Vertrauensbasis und trägt zu einem korrekten und fairen Bewerbungsverfahren bei. Arbeitgeber können auch aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben verpflichtet sein, Kandidaten und deren Angaben zu validieren.
Ein Arbeitgeber ist regelmässig aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben verpflichtet, gewisse Aspekte erneut zu validieren (z.B. finanzielle Integrität, Prüfung in Bezug auf mögliche Strafverfahren, etc.).
Für die Validierung braucht es eine unterschriebene Einwilligungserklärung, eine Kopie der ID oder des Passes, eine ausgefüllte elektronische Selbstdeklaration sowie gegebenenfalls einen aktuellen Lebenslauf. Je nach Art der Validierung werden noch Kopien von Zeugnissen und Diplomen benötigt.
Ohne unterschriebene Einwilligungserklärung des Kandidaten/Mitarbeitenden ist die Validato AG nicht berechtigt die gemachten Angaben zu überprüfen. Sie muss zwingend vorliegen. Für die Einholung von gewissen Unterlagen (z.B. für die Wohnsitzbestätigung, den Strafregisterauszug oder den Betreibungsregisterauszug) muss die Einwilligungserklärung der zuständigen Stelle vorgelegt werden.
Grundsätzlich definiert der Arbeitgeber den Umfang der Validierung. Die Tiefe und der Umfang einer Validierung sind jeweils abhängig von der Funktion. Wenn ein Kandidat/Mitarbeitender aus nachvollziehbaren Gründen gemachte Angaben nicht validiert haben möchte, respektive keine Kontaktaufnahme stattfinden soll, so kann er dies in der elektronischen Selbstdeklaration entsprechend festhalten. Dies wird im Validierungsbericht entsprechend vermerkt und kann zu Nachfragen durch den Arbeitgeber führen.
Die Validato AG ist nach der ISO-Norm 27001 zertifiziert. Dies garantiert höchste Sorgfalt im Umgang mit Ihren Daten, wie damit umgegangen und gearbeitet wird. Auch halten wir den Datenaustausch so minimal wie möglich und beachten die Schweizer und (sofern anwendbar) EU Datenschutzbestimmungen.
Die Daten werden bei uns noch während maximal 120 Tagen nach Abschluss der Validierung sicher aufbewahrt. Anschliessend werden diese gelöscht. Für statistische Zwecke werden ein paar anonymisierte Daten gespeichert, welche indes keine Rückschlüsse auf Sie zulassen.
Dies ist leider nicht möglich. Die Validierung bezieht sich auf eine konkrete Funktion und ist grundsätzlich eine Momentaufnahme. Der Validierungsbericht wurde sodann auch nur für den auftraggebenden Arbeitgeber erstellt. Für eine andere Stelle bei einem anderen Arbeitgeber müsste zum entsprechenden Zeitpunkt eine neue Validierung in Auftrag gegeben werden.
Wir stellen den Validierungsbericht ausschliesslich dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung. Bei Fragen hinsichtlich der Einsicht in den Validierungsbericht wenden Sie sich daher bitte an den Arbeitgeber.
Eine klar strukturierte Validierung schafft im Bewerbungsprozess Vertrauen zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten. Weiter trägt eine Validierung dazu bei, dass der Bewerbungsprozess und die Validierung der harten Fakten einheitlich, fair, professionell und vollständig durchgeführt werden. Möchte sich ein Kandidat mit Fehlinformationen oder Verschweigen von Informationen einen Vorteil verschaffen, so besteht die Möglichkeit, dass dies frühzeitig aufgedeckt wird. Damit können mögliche Reputations- und Personalrisiken minimiert werden. Für eine umfassende Validierung benötigt man bei entsprechender Expertise pro Dossier je nach Tiefe 5 bis 10 Arbeitsstunden. Wir machen das tagtäglich und haben Zugang zu den entsprechenden Tools und Datenbanken. Wir können Ihr Unternehmen bei der Validierung der harten Fakten entsprechend entlasten. So können Sie sich somit voll auf die anderen Aspekte des Bewerbungsprozesses fokussieren.
Idealerweise informieren Sie den Kandidaten über die Validierung durch die Validato AG. So ist der Kandidat bereits informiert, wenn er durch uns kontaktiert wird. Möchten Sie die Information und das Briefing auch auslagern oder sollte es sich um eine grosse Anzahl von zu validierenden Personen handeln, können wir das auch gerne für Ihr Unternehmen übernehmen. Unsere Experten werden in diesem Falle mit den Kandidaten vorweg Kontakt aufnehmen.
Für den Start einer Validierung brauchen wir eine unterschriebene Einwilligungserklärung des Kandidaten und einen aktuellen Lebenslauf. Die Vorlage der Einwilligungserklärung können Sie von unserer Website herunterladen. Idealerweise liegt die unterschriebene Einwilligungserklärung bei Auftragserteilung vor und wird im geschützten Kundenbereich auf der digitalen Plattform der Validato AG hochgeladen. Ansonsten können wir diese auch direkt beim Kandidaten einholen. Mit der Verarbeitung der Daten und der Validierung können wir erst beginnen, wenn eine unterschriebene Einwilligungserklärung vorliegt.
Die aktuelle Version der Einwilligungserklärung befindet sich im geschützten Kundenbereich auf der digitalen Plattform der Validato AG. Damit Sie die Einwilligungserklärung herunterladen können, müssen Sie registriert sein. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie jeweils die aktuellste Version der Einwilligungserklärung verwenden.
Durch unsere digitale Plattform können Sie den Fortschritt und Status der Validierung transparent mitverfolgen und haben rund um die Uhr Einsicht. Die ersten Ergebnisse sehen Sie bereits nach wenigen Stunden. Eine Standardvalidierung benötigt in der Regel 3 bis 5 Arbeitstage. Alle gewonnenen Informationen sind während der Validierung und danach für 120 Tage jederzeit auf unserer digitalen Plattform einsehbar.
Grundsätzlich fokussieren wir uns auf Kandidaten aktuell wohnhaft in der DACH-Region (Deutschland, Schweiz, Österreich). Bei Bedarf können wir jedoch auch andere Domizile abdecken. Nehmen Sie dazu bitte kurz mit uns Kontakt auf. In Bezug auf frühere Arbeitgeber, Ausbildungsinstitutionen, etc. führen wir unsere Validierungen global selbst durch.
Der abgeschlossene Validierungsbericht setzt sich aus einer Zusammenfassung, dem eigentlichen Validierungsreport sowie einem detaillierten Report zusammen. Der gesamte Validierungsreport wird Ihnen im geschützten Kundenbereich auf der digitalen Plattform der Validato AG zur Verfügung gestellt, wo Sie diesen auch herunterladen sowie ausdrucken können.
Sie können bestimmen, wie lange wir die Daten einer Validierung aufbewahren sollen. Aus rechtlichen Gründen sind wir jedoch verpflichtet die Daten einer Validierung spätestens 120 Tage nach Erstellung des Validierungsberichts zu löschen. Für statistische Zwecke werden ein paar anonymisierte Daten betreffend die Kandidaten/Mitarbeitenden gespeichert, welche indes keine Rückschlüsse auf diese zulassen.
Die Zertifizierung der Validato AG nach der ISO-Norm 27001 garantiert höchste Sorgfalt im Aufbau und Umgang mit den bearbeiteten Daten und unserer digitalen Plattform. Auch beachten wir die Schweizer und (sofern anwendbar) EU-Datenschutzbestimmungen.
Wir halten unsere Daten hochverschlüsselt in der Schweiz, erfüllen dabei die Vorgaben des Schweizer und EU-Datenschutzrechts und achten bei den Validierungen auf einen minimalen Datenaustausch mit Drittparteien.
