Internationale Screenings sind auch internationale Datenprozesse

Ein Background Check wird international, sobald relevante Informationen im Ausland liegen oder ein ausländischer Partner in die Prüfung eingebunden wird. Das kann bei einer Ausbildung in Frankreich, einem früheren Arbeitgeber in Deutschland oder einer Registerabfrage in einem Drittstaat der Fall sein. Damit entsteht neben der arbeitsrechtlichen Frage nach der Zulässigkeit des Checks eine zweite Ebene: Wie dürfen die benötigten Personendaten grenzüberschreitend bearbeitet oder bekanntgegeben werden? Das Ausgangsdokument ordnet diese Fragestellung Art. 16 nDSG zu. Für Unternehmen ist wichtig, beide Ebenen getrennt zu betrachten. Die Zustimmung einer Kandidatin oder eines Kandidaten zu einem Background Check ersetzt nicht automatisch die Prüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen für einen internationalen Datenfluss. Ein professioneller Prozess muss deshalb sowohl den Zweck des Checks als auch die beteiligten Länder und Empfänger berücksichtigen.

Das Datenschutzniveau des Empfängerlandes ist entscheidend

Das Ausgangsdokument verweist auf Anhang 1 der Datenschutzverordnung, in dem Staaten mit einem aus Schweizer Sicht angemessenen Datenschutzniveau aufgeführt werden. Bei Datenflüssen in solche Länder ist die internationale Übermittlung grundsätzlich einfacher, wobei Zweckbindung, Transparenz, Datensicherheit und Verhältnismässigkeit weiterhin beachtet werden müssen. Anspruchsvoller wird es, wenn ein Screening Daten in Länder ohne anerkanntes angemessenes Schutzniveau führt. Genau deshalb sollte ein internationaler Screening-Prozess nicht lediglich danach fragen, ob eine Information irgendwo beschafft werden kann. Er muss auch erfassen, welcher Anbieter oder welche Institution Daten erhält, wo diese verarbeitet werden und welche Schutzmechanismen gelten. Besonders bei weltweit rekrutierenden Unternehmen ist eine zentrale Übersicht über diese Datenflüsse wesentlich belastbarer als spontane Einzelabfragen durch lokale HR-Teams.

SCC und Transfer Assessments als Schutzmechanismen

Für Datenübermittlungen in Staaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau nennt das Ausgangsdokument Standardvertragsklauseln, sogenannte SCC, als einen wichtigen vertraglichen Schutzmechanismus. Je nach Konstellation kann zusätzlich eine Bewertung erforderlich sein, ob die vereinbarten Schutzmassnahmen im Empfängerland tatsächlich wirksam eingehalten werden können. Häufig wird dies als Transfer Impact Assessment bezeichnet. Für HR-Abteilungen ist das ein gutes Beispiel dafür, warum internationale Background Checks nicht nur aus der eigentlichen Verifikation bestehen. Hinter einer scheinbar einfachen Prüfung können komplexe Datenflüsse, Unterauftragnehmer und unterschiedliche Rechtsräume stehen. Unternehmen sollten deshalb dokumentieren können, welche Parteien in den Prozess eingebunden sind und auf welcher Grundlage Daten übermittelt werden. Je standardisierter diese Prüfung erfolgt, desto geringer ist die Gefahr, dass bei jedem internationalen Kandidaten ein neuer improvisierter Prozess entsteht.

Die USA zeigen, warum der konkrete Empfänger zählt

Das Ausgangsdokument behandelt die USA als besonderen Fall und verweist auf den Datenschutzrahmen für entsprechend zertifizierte US-Organisationen. Entscheidend ist dabei nicht allein das Zielland, sondern der konkrete Empfänger und dessen Status. Das verdeutlicht ein Grundprinzip internationaler Background Checks: Eine pauschale Länderlogik reicht häufig nicht aus. Unternehmen sollten wissen, welche Organisation tatsächlich Daten verarbeitet und welche vertraglichen beziehungsweise regulatorischen Voraussetzungen für diese Organisation gelten. Dasselbe gilt für Unterauftragnehmer eines Screening-Anbieters. Ein transparentes Subprocessor-Management und klar definierte Datenwege helfen, internationale Screenings beherrschbar zu machen. Für Schweizer Unternehmen ist dies besonders relevant, wenn sie weltweit rekrutieren, gleichzeitig aber sensible Bewerberdaten möglichst innerhalb der Schweiz oder der EU verarbeiten und speichern möchten.

Globale Reichweite braucht kontrollierte Datenflüsse

Validato verfolgt bei internationalen Background Checks den Ansatz, globale Prüfungen mit möglichst klaren und kontrollierten Datenprozessen zu verbinden. Die Plattform ermöglicht Screenings in unterschiedlichen Ländern, während Datenhaltung, Zugriffsrechte und die Einbindung externer Partner strukturiert gesteuert werden. Wo lokale Register oder Institutionen eingebunden werden müssen, erfolgt die Prüfung innerhalb der jeweils möglichen und rechtlich zulässigen Rahmenbedingungen. Für Unternehmen bedeutet das: Global Screening muss nicht automatisch bedeuten, dass Bewerberdaten unkontrolliert global gespeichert werden. Gerade für Schweizer Unternehmen kann eine zentral gesteuerte Screening-Infrastruktur helfen, internationale Reichweite mit Datenschutz, Transparenz und einer nachvollziehbaren Governance zu verbinden.

Internationale Background Checks kontrolliert durchführen

Sie rekrutieren Kandidatinnen und Kandidaten aus mehreren Ländern? Validato unterstützt Sie mit einer internationalen Screening-Infrastruktur und klar strukturierten Prozessen für grenzüberschreitende Background Checks.