La conservation des données fait partie d'un processus de recrutement professionnel

Une fois la procédure de candidature terminée, les documents restent souvent conservés plus longtemps que ce qui était réellement prévu. Curriculum vitae, certificats, notes d'entretien ou résultats de background checks se retrouvent dans des boîtes mail, des dossiers locaux ou des systèmes de gestion des candidatures. Du point de vue de la protection des données, cette situation est problématique : les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie. Parallèlement, une entreprise peut avoir un intérêt légitime à documenter de manière traçable son processus de décision pendant une durée limitée. Un concept de suppression professionnel concilie donc ces deux exigences. Il ne se contente pas de définir un délai, mais distingue aussi différents types de données et de finalités. Pour les RH, cela signifie que, dès la collecte, il devrait être clair où les données sont stockées, qui peut y accéder et quand elles seront supprimées ou anonymisées.

Après un refus, une routine de suppression clairement définie est nécessaire

Pour les candidatures non retenues, le document source mentionne une courte période de conservation en lien avec la conservation des preuves prévue par la loi sur l'égalité (LEg). Dans la pratique, on travaille donc souvent avec un délai d'environ trois mois assorti d'une petite marge organisationnelle. Ce qui compte n'est pas tant qu'une entreprise fixe 90 ou 120 jours, mais que ce délai soit justifié, documenté et mis en œuvre techniquement. Les copies non contrôlées posent particulièrement problème : un candidat peut avoir été correctement supprimé du système de recrutement, alors que son CV se trouve encore dans une messagerie ou sur un disque local. Les entreprises devraient donc examiner l'ensemble du flux de données. Idéalement, les documents sensibles sont traités de manière centralisée et les règles de conservation automatisées, de sorte que la suppression ne dépende pas de collaborateurs isolés ou de rappels manuels.

Les viviers de talents ont besoin d'une finalité propre

Un vivier de talents poursuit une finalité différente de celle d'une candidature concrète à un poste ouvert. Si une entreprise souhaite garder dans son système des candidates et candidats intéressants en vue de postes à pourvoir ultérieurement, elle devrait le faire de manière transparente et sur la base d'un consentement approprié. Le document source mentionne une durée de conservation d'environ douze mois comme approche pratique, avant que le consentement ne soit renouvelé ou que les données ne soient supprimées. Là aussi, une conservation illimitée n'est pas une bonne solution. Un vivier de talents correctement géré ne devrait donc pas se contenter de documenter un consentement, mais devrait aussi comporter un mécanisme d'expiration. Cela améliore, outre la conformité, également la qualité des données : les profils obsolètes, les coordonnées qui ne sont plus à jour et les candidats qui ne manifestent plus d'intérêt sont retirés. Le vivier de talents reste ainsi un instrument de recrutement actif, au lieu de devenir une archive numérique sans finalité claire.

Après l'embauche, le principe de minimisation des données reste applicable

L'embauche ne signifie pas que l'ensemble des informations recueillies durant le processus de recrutement doivent automatiquement être reprises de manière permanente dans le dossier du personnel. Ce qui importe, c'est plutôt de savoir quels documents restent nécessaires pour la suite des rapports de travail. S'agissant en particulier des background checks, les résultats peuvent contenir des informations particulièrement sensibles. Il est souvent plus judicieux de documenter le résultat, respectivement le contrôle effectué, plutôt que de conserver durablement l'ensemble des documents source. Le type de documentation concrètement nécessaire dépend de la finalité, des directives internes et, le cas échéant, des exigences réglementaires. Parallèlement, les droits d'accès devraient être définis de manière restrictive : toute personne ayant accès au dossier général du personnel n'a pas automatiquement besoin d'accéder aux informations détaillées du screening. Le concept de suppression et le concept de rôles et d'autorisations vont donc de pair.

La technologie permet de mettre en œuvre les concepts de suppression de manière cohérente

Un concept de suppression ne fonctionne que s'il est effectivement appliqué au quotidien. C'est précisément là que des processus numériques spécialisés peuvent faire une différence essentielle. Validato aide les entreprises à réaliser leurs background checks de manière centralisée et structurée et à intégrer les règles de conservation au sein du processus de screening. Les données sensibles n'ont ainsi pas besoin d'être dispersées entre différentes boîtes mail, fichiers locaux ou listes manuelles. Les entreprises bénéficient d'un processus traçable, avec des droits d'accès clairs et des délais de suppression définis. Validato s'appuie sur une infrastructure orientée vers la protection des données et la sécurité de l'information, et supprime les données de screening conformément aux règles de conservation définies. Pour les RH, il ne s'agit pas uniquement d'une question de conformité : une gestion manuelle réduite des données signifie aussi moins d'administration et un risque moindre que des informations sensibles sur les candidats restent dans l'entreprise plus longtemps que nécessaire.

Bien définir les délais de suppression pour les background checks

Vous souhaitez intégrer les background checks dans un processus de recrutement structuré, avec des règles d'accès et de conservation claires ? Validato vous aide à mettre en œuvre des processus de screening numériques, traçables et adaptés à vos besoins.